作為一名管理者,如何做好上傳下達的工作?

2022-08-20 01:28:24 字數 3947 閱讀 2483

這裡講的“傳”,即傳達,把一方的意思告訴另一方。管理者所做的大量工作就是上傳下達。

上傳是指及時向領導和上級傳達本單位資訊;下達是指將領導和上級的部署與意圖傳達到應知物件。

上傳下達看起來非常簡單,卻一直困擾著很多管理人員。這裡和你做簡要的分享與**。

上傳,主要是向上級彙報情況。向上級彙報情況有兩種情形:一種是文字的,可以把它叫作上報情況,還有一種是口頭的,可以把它叫作彙報情況。向上級彙報又有兩種型別:一種是上級要求彙報,還有一種是自己主動彙報。上級要求彙報的比較好辦,按照要求的時間節點和內容彙報即可。關鍵是上級沒有要求的,怎麼彙報?我們重點討論一下這個問題。

(一)書面彙報

書面彙報主要是指用文字向上級報告。上報什麼情況?我認為主要有四個方面:一是“超前型”資訊;二是“傾向性問題”資訊;三是“創新型”資訊;四是“突發性”資訊。怎樣彙報?我認為應把握以下三個方面:

1、提前**,及時迅速

要堅持服務於中心工作的原則,做到提前**。也就是說要提前彙報,並對下一步工作作出**,提供帶規律性的東西,起到**和總結的作用。及時迅速,就是上報要快,要講究時效,不能“馬後炮”,防止資訊的價值衰減或消失。

2、針對需要,突出特點

要根據不同領導和不同業務部門的需要提供不同的資訊。也就是說,要研究不同層次的領導的不同要求,提供他們所需要的情況。另外,上報的情況要有特色,是某個行業、某個業務口上最具代表性的,或者有獨到的做法。

3、真實準確,情況典型

真實準確是上報情況的生命,否則,會導致工作失誤。同時,提供的情況要有典型性,因為典型性是共性和個性的統一,也就是說,典型的情況不僅包含本單位的個性特點,而且帶有共性的普遍指導意義。有了典型情況,就能通過個性反映共性,即通過本單位最有特點的典型事例,反映一個具有普遍性的規律。總之,上報情況一方面要有本單位的個性特點,另一方面要有普遍指導意義,符合全域性利益。

(二)口頭彙報

這裡講的彙報,主要是指面對面的口頭彙報。彙報什麼情況?應該說,什麼情況都有,關鍵是怎麼彙報。口頭彙報受個人素質,比如理論水平、思想水平、表達水平、綜合概括能力等因素的制約,同時還取決於彙報人對情況瞭解的廣度和深度。彙報不一定十全十美,但彙報技巧還是有的。

1、要揣摩

揣摩領導想聽什麼。最典型的彙報我認為有兩種情況:一是上級領導機關下來了解情況;二是向自己的領導主動彙報。要想彙報得好,讓領導滿意,首先要知道領導想聽什麼。一般領導關注的情況包括:一項新的政策、決策出臺後下面有什麼反映,落實情況如何,執行中遇到了什麼問題;新形勢下所屬單位出現了哪些新情況、新問題;在貫徹落實上級指示過程中有哪些特色的做法等等。

2、要集中

彙報要有一條主線,要圍繞主題展開,不能偏,不能散。

3、要實在

這裡講的實在有兩層意思:一是不能空,要言之有物。二是實事求是,不誇大,

不縮小。

4、要簡潔

語言要概括提煉。重要的彙報要形成文字稿,一般的彙報要有提綱,有腹稿。用稿子彙報不等於讀稿子,在彙報的時候與領導要有充分的交流和溝通,這樣才能取得好的效果。

5、要請示

彙報結束後,要請示領導對彙報有何意見和指示,對領導作出的指示要有迴應或者表態,讓領導放心。

平傳,主要是部門之間、同級之間、友鄰之間的協調。要根據領導意圖,本著協商辦事的精神,溝通訊息,化解矛盾,共同行動,使機關各職能部門協調一致地開展工作。那麼應該怎樣協調?協調是機關工作人員的基本職能之一,管理者輔助領導協調上下左右關係,是為了達到和諧統一的目的,從而實現領導的決策。為此,管理者首先要做的工作是使資訊雙向溝通,在這個基礎上,或者化解矛盾,或者淡化矛盾,或者緩解矛盾。我們來看以下案例:

一天,某學院政委把院辦的下屬叫到跟前:“政治部是怎麼搞的?基層黨支部書記集訓不是15號結束的嗎?你告訴組織處張處長馬上把材料報上來,對他這種作風要批評!”下屬大概受到政委的感染,氣沖沖地找到張處長:“你們是怎麼搞的?基層黨支部書記集訓還設搞完?政委都發火了!”“發火怎麼了?別拿政委壓人,我不吃那一套!”原來張處長的老伴一個星期前住了醫院,孩子又小,裡裡外外全靠他,還要到醫院看護,耽誤了送總結一事。案例中下屬的行為不是協調關係,而是激化矛盾。之所以會如此,從心理素質方面講,一是角色認知錯誤,沒有擺正與張處長的角色關係;二是缺乏自控性,不能表現出理智的情感。那麼,如何搞好協調呢?

1、要重視人際交往

協調是在人與人之間進行的,良好的人際交往是搞好協調的必要條件。怎樣才能獲得好的人緣關係?最重要的要有好的人品,待人真誠,尊重他人,捨得付出。

2、要軟化事務矛盾

協調工作常常要面對大量的矛盾和意見分歧,解決起來不是事事都順利,當協調工作碰到“釘子”的時候,要注意做好軟化、消解工作,不能硬碰硬,否則會把事情搞砸。矛盾主要來自兩個方面:

一是領導與部門之間。由於領導與部門看問題的角度不同,處理問題的方法不同,加之個人的素養不同,因而容易在工作中產生矛盾和分歧。在協調這類矛盾時,應著力做好彌補、勸說工作,擴大共同點,縮小分歧點,凡是有利於協調的話就說,不利於協調的話不說。來回傳話,既不能“失真”,也不能“逼真”,不要把領導批評的話、部門牢騷的話一古腦兒兜出來傳給對方。

二是部門與部門之間。部門之間協調,應該採取說理的辦法,消除誤解,取得共識:如果分歧比較大,協調不通,可報告領導處理。報告領導時.要客觀公正地說明情況,不能打“小報告”。

3、要講究語言藝術

協調工作全憑一張嘴。說話要有情趣,有感染力、說服力,讓人感到親切,願意聽.千萬不能講噎人的話,更不能拿領導來壓人,給平行機關或部門作協調,語言基調應該是互敬、協商,甚至用探詢的口氣。

下達,主要是向下級傳達上級的指示。常見的形式有三種:檔案傳達,會議傳達,個別傳達。怎麼達?

1、要全面準確

領導指示不是個人言論,它代表著一級領導和機關對工作的要求,是一種組織行為,具有很強的權威性。因此在傳達過程中,一定要原汁原昧,不能憑個人的理解自由發揮,更不能隨意新增內容。有檔案的原原本本地傳達;有開會記錄的抓住要點傳達;不便原始傳達的,轉換角度傳達。

2、要快速及時

上級的指示一般都有時效要求,在接到上級指示後,應在第一時間傳達到應該傳達的物件。這既是工作的需要,也是管理者雷厲風行作風的體現。

3、要提出意見

傳達上級指示。不是簡單地當“傳聲筒”,最終是要把上級的指示落實到工作中去。因此,在傳達過程中,既要原原本本地領會,又要結合本單位、本部門的工作實際,有針對性地提出貫徹落實的具體意見。

4、要抓好落實

傳達指示,只是做了上篇文章,還應該根據要求做好下篇文章,下大力抓好貫徹落實,及時解決問題,做到有佈置、有檢查、有總結、有講評、有反饋,確保上級指示落到實處。

做好上傳下達工作並不簡單,需要掌握五個方面的技巧。

1、內容要斟酌

管理者作為領導意圖的貫徹執行者,一般來說,只要是領導交代的傳達內容,都

要一絲不苟地認真對待,但有的時候領導交代的內容不能原話照傳。比如:幾個領導在一起議論工作,可能涉及某個領導的是非對錯,管理者在傳達中,就不能犯自由主義,不能不加分析地隨意傳達。一個領導對另一個領導佈置的工作可能會有不同的看法,當著下屬的面發了幾句牢騷,講了幾句過頭話,管理者傳達就要把過頭話刪掉。總之,管理者傳達一定要從團結和協作的大局出發,該傳的傳好,不該傳的堅決不傳。

2、傳達要準確

領導讓下屬傳達一般都是口頭交代,因此,管理者要注意幾個問題:

①領受任務時要聽清記清,記住領導強調的原話,沒聽清的要問清,確保準確無誤;

②對領導交代的話要進行“回昧”,真正準確領會領導意圖,切實理清傳達的中心思想;

③傳達時表達要準確,不能說含糊不清的話,不能說易引起誤解的話,更不能加上自己的觀點和評價,以確保其他領導獲得準確無誤的資訊。

3、時機要恰當

一般情況下,遇到以下情況時不要傳話:領導與別人談工作的時候,領導特別忙的時候,領導參加重要會議的時候;領導研究重要問題的時候;領導與群眾聚會的時候,等等。

4、言語要禮貌

管理者在傳達時,一定要有禮節性的語言,以增強傳話的效果。比如,代主官

向副職傳話時,可“突出商議、信任、稱讚之類的言詞;代副職向主官傳話時,可以突出請示、彙報、尊敬之類的言詞,在同級領導之間傳達時,可以突出協調、幫助、支援之類的言詞,等等。當然運用禮節性言詞也要注意把握分寸,否則會起反作用。

5、語言要簡潔

向領導傳話,語言要簡潔明瞭,直奔主題,突出重點和關鍵內容,不兜圈子,不繞彎子。

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