這個神技能,讓你分分鐘搞定幾百份Word文件的製作

2021-11-02 10:02:14 字數 1931 閱讀 2508

在職場中,經常遇到這樣的情況:

1.需要根據根據學員數量列印或傳送文件,讓學員完善文件資訊;

2.在節假日為每個客戶傳送一份賀卡,名字不同,但是祝賀內容相同;

3.製作大型文件時,需要文件的目錄對文件進行拆分,一個目錄單獨成為一個文件。

那麼需要到用插入域及建立子文件功能,並且要設定大綱級別才能建立子文件。

完成建立的文件效果如下圖所示,為每個學員生成了一份單獨的文件。

下面來看看,如何根據學員的資訊表,為每個學員單獨製作一份文件。

第1步:準備好學員**。如下圖所示,事先將學員的資訊錄入到excel表中。

第2步:製作word模板。在word中製作好**框架,並輸入資訊。注意,我這裡沒有輸入學員的姓名。是因為學員姓名要放到**上方,設定為1級大綱級別,方便文件在進行拆分,以姓名為節點進行拆分。

第3步:單擊【郵件】選項卡下的【使用現有列表】功能,方便選擇準備好的excel**。

第4步:選擇學員資訊表。

第5步:選擇目標資料所在的工作表。

第6步:將游標放到**上方,單擊【郵件】選項卡下的【插入合併域】按鈕,從選單中選擇【姓名】。選單中的專案便是學員資訊表中第1行的欄位名。

第7步:用同樣的方法,插入【年齡】、【性別】、【學習科目】、【入學時間】的域。然後選中【姓名】域,單擊【段落】組中的對話方塊啟動器按鈕。

第8步:在開啟的【段落】對話方塊中,設定姓名的大綱級別為【1級】。這一步很關鍵,後面拆分文件時,便是根據設定了大綱級別的起始位置來進行文件拆分的。所以要將姓名放到**最上方。

第9步:單擊【郵件】選項卡下方的【完成併合並】選單中的【編輯單個文件】選項。

第10步:選擇【全部】記錄。

第11步:此時就會生成一個新的文件。文件中根據excel表的員工資訊生成了所有員工的**。此時,切換到【大綱】檢視狀態下。

第12步:在【大綱顯示】選項卡下,選擇顯示級另為【1級】。此時文件中就只會顯示設定了大綱級別的姓名。然後將游標放到第一個姓名左邊,按住shift鍵,再將游標放到最後一個姓名右邊,就可以選中所有姓名了。最後再單擊【顯示文件】按鈕。

第13步:顯示文件後,單擊【建立】按鈕。

第14步:建立文件後的效果如下圖所示。這時按下儲存快捷鍵ctrl+s鍵,再找個儲存的位置,就可以完成文件拆分了。

如下圖所示,是生成文件的資料夾,以每個學員的姓名為名生成一個文件。

開啟不同學員的文件,會看到**中的學員資訊也不相同。