不容有失的ERP專案驗收工作!

2021-05-08 07:32:35 字數 3484 閱讀 1247

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編者先給大家分享六條erp專案驗收工作的準則,erp專案成功驗收“標尺”:

1、系統應用範圍是否已經達到期初目標?一般在專案開始階段,都會約定專案的試點和推廣範圍,如試點為:集團+深圳分公司;推廣為:北京、上海分公司。同時還要規定哪幾個業務部門需要應用系統,這都可以理解為專案的涉及到的組織範圍。

2、相應子系統的應用目標驗收:如房地產企業的成本系統專案,就需要達成如下幾個目標:1)按制定的目標成本、合約規劃執行合同業務,嚴肅目標成本性質。2)登記合同、變更、結算、付款資訊,形成集團統一的臺賬資訊平臺。3)形成多維度的動態成本分析結果,支撐閉環成本彙報、反饋機制。4)登記**商,形成公司統一的資料資訊庫。

3、專案工作成果的驗收:也就是專案的知識資產驗收,如《業務解決方案》、《培訓課件》、《操作手冊》等關鍵文件的驗收。

4、核心業務資料的驗收:根據系統的應用目標,對系統的各項核心業務資料進行驗收,如房地產企業的成本系統,在合同合算環節,預計需要輸入的條目數量,實際的錄入的條目數量,報表輸出之後,與手工報表的結果是否相一致等,這都是進行系統資料校驗。

5、業務流程驗收:在系統中是否能夠完成相應工作的審批流程,如《標書審批流程》是否能夠按照企業的業務流程展開,是否該流程已經通過實際的業務驗證,這都是需要注意的事項。

6、系統功能驗收:在erp專案實施過程中,企業會根據自己的業務特色,提出一些標準erp產品中不相匹配的功能,這些功能是需要通過二次開發來實現的。這些開發功能是否已經實現,並且通過功能校驗,這也需要明確的目標。

下面我們來看正文:

相信很多企業都會犯這樣一個錯誤,開始決定上馬erp管理系統時人人都做的風生水起,恨不得馬上就能完成,而到了真正結束的時候卻反而放鬆了,馬馬虎虎驗收了事,這對專業中小企業erp系統來說是一個大忌。

erp專案的實施,一般都會包括六個階段,即專案的選型、培訓、業務流程重組、基礎資料整理、會議室試點、切換等,在專業中小企業erp系統切換後,參與專案實施的人員都會鬆下一口氣,但這時大家往往沒有想到,緊接著的還有一項重要的工作,就是專案的驗收。所謂驗收就是一個確認的過程,包括對整個系統的運**況、業務流程重組的有效性、生產運作的效率等方面的一個評估。erp管理系統專案驗收看似簡單,事實上是一項非常複雜的工作,必須引起公司“一把手”和專案組成員的重視,千萬不能敷衍了事。

專業中小企業erp系統專案是否成功,關鍵要看最後系統是否能夠平穩順利的執行,不同使用者操作起來是否得心應手,各項業務流程是否清楚明瞭。與此同時,erp管理系統的驗收是一個非常模糊的概念,行內一直都沒有一個統一的標準,隨意性非常大。而這種'驗收的隨意性'對於使用者來說將是一個致命性的錯誤,產生此類問題的根源就在於客戶不知道或根本就沒有制定合理的驗收標準,從而導致erp專案在驗收過程中,主次顛倒,忽視了對關鍵業務流程的驗收。因此,只有明確了erp專案的驗收標準,才會做到有備而來,從而達到驗收的目的。

整個erp管理系統專案的實施,要歷時半年多時間,有的專案工程比較大,要一年多時間,才能夠上線,實施的時間很長。不管是企業還是實施顧問,都不希望專案的週期過長,一方面是拖的時間太長需要更多的人力物力的投入,另一方面是時間長了就會出現各種各樣的差錯,專案組成員身心疲憊,逐漸喪失信心。所以為了避免類似問題的出現,在適當的時候,必須將專案驗收的事宜提上議事日程,erp專案驗收包括階段性驗收和整體驗收。

階段驗收,一般選擇的時機就是系統上線之後,錄入了一個月以上的資料,能夠準確匯出各類月度報表的時候,由專案組提出驗收階段應該達到的效果,認為系統應用和各項業務操作基本正常,或者是達到了先前預定的目標,可以說系統上線成功了。一個月剛好是一個小的系統週期,在這個時間週期內,系統執行的順不順暢,基本上都能反映出來,如果這一個月都不能挺過去,那就說明系統在執行過程中存在較多的問題。因為一個系統有幾十個模組,涉及到每個部門,大家應用的情況各有差異,這個時期也是趁實施顧問還在工廠的時候,集中解決問題的大好時機。根據實際情況的不同,有些大型的專業中小企業erp系統專案是邊實施邊驗收,一步一步的向前推進。但中小型的erp管理系統專案最好是成功切換後,執行一個月時間,再來驗收。

在erp系統實施過程中和在初次切換的那段時間,需要對系統進行二次開發,以滿足實際業務流程的需要,二次開發的內容也應該納入驗收的範圍,因為二次開發時間的不確定性,也可能是邊應用邊開發,所以,專業中小企業erp系統驗收可以分開進行,先對原始系統的應用情況進行驗收,最後再對二次開發後的輔助系統和一些報表進行驗收。

erp管理系統專案驗收的主要內容應該是由系統中不同模組決定的,包括系統運**況、業務處理情況、各種單據及報表出具情況,主要涉及到財務模組、銷售管理模組、庫存管理模組、採購模組、生產計劃模組、工程bom等,在驗收過程中,可以以部門為單位來進行,便於集中精力來處理主要問題。在庫存管理方面,重點是物料收發的流程是否合理,物料收發的效率是否有所提高,各種單據是否按照要求及時處理完,還有就是在這種操作模式下,所有庫存物料資料的質量情況,包括物料收發的準確率達到了多少,賬物相符率提高了多少,庫位相符率是多少,庫存積壓物料是否有所降低,呆滯物料是否有所減少等,這裡面的一些具體資料可以去倉庫現場抽查獲得。在工程bom方面,主要是bom結構的合理性和準確性,以及bom匯入到系統中的及時性,因為bom是mrp運算的源頭,一旦發生錯誤,就會導致整個需求的錯誤,新產品的bom不能及時匯入到系統,就會影響到物料的需求計劃和生產計劃。

在生產管理方面,主要是考核生產計劃的執行率是否有所提高,生產效率是否有所提高,包括產能的最大發揮、生產排程的合理性、生產工藝的優化等,在物料採購方面,考核的主要指標是物料的準時交貨率,以及影響準時交貨率的一些引數的設定,如產出率、損耗率、採購提前期等,如果這些引數設定不合理,將是禍患無窮,最直接的影響就是庫存積壓或者是生產停工待料。以上所講的這些都是專業中小企業erp系統執**況的驗收。

除此外,還應該包括針對二次開發專案的一個驗收,因為對於標準版本的erp管理系統來說,一般軟體廠商都經過了很嚴格的測試,並且經過絕大多數客戶的驗證,在系統效能方面一般不會有太大的問題,否則軟體廠商的專案肯定也開展不起來。二次開發的專案無論是對軟體廠商還是對企業內部來說,都是一個全新的軟體,既然是新的軟體,bug在所難免,但一些基本的效能要滿足要求,比如在多使用者併發操作,以及大批量資料執行的過程中,系統是否有嚴重的效能瓶頸,這些需要通過和一線的系統操作員工進行溝通,進而瞭解系統的效能方面的問題。最後,應該對整個系統做一個綜合的評估,看它有無促使企業在管理思想、管理模式、管理方法、管理機制、管理基礎、業務流程、組織結構、規章制度、全員素質、企業競爭力、企業形象、科學決策和資訊的整合與處理等方面發生一些明顯的改進、提高和創新,企業是否運用erp系統對整個**鏈管理中的各相關環節和企業資源實行有效的規劃和控制,通過財務分析,企業在客戶關係管理、市場**分析、加強財務管理、合理組織生產、資源優化配置、壓縮生產週期、降低物料庫存、減少資金佔用、降低產品成本、提高產品質量、擴大市場銷售和實行電子商務等方面有無產生相應的經濟效益等。

專業中小企業erp系統專案的驗收是對專案在整個實施階段產生的效果的一個檢驗的過程,也是對erp管理系統專案在整個實施階段的一個終結,它為erp系統在今後的應用中更順暢的執行奠定了堅實的基礎。但對企業來說,erp專案的完善“只有起點,沒有終點”,如何去充分挖掘erp系統的潛力,還有很長的一段路要走,所以我們在思想上絕不能放鬆,要站在新的起點上,去迎接更大的挑戰,避免這種虎頭蛇尾的工程給企業帶來的巨大損失。